لتحقيق فاعلية الاتصال عند الحديث مع الاخرين

دره الشرق · 02-21-2008, 01:02 AM

لتحقيق فاعلية الاتصال عند الحديث مع الاخرين

----------------------------------

كثيرا ً ما تصدر منا أقوال وأفعال تؤدي إلى عزوف الطرف الآخر عن الاتصال أو تردده أو حمله على اتخاذ موقف دفاعي في الحديث معنا .
بالرغم من صعوبة التخلص نهائيا ً من معوقات الاتصال هذه إلا أن التقليل منتها أو استبعادها إلى حد ما أمر مرغوب فيه لتيسير العملية وزيادة فاعليتها وتحقيقا ً لهذا الهدف فإني أستعرض فيما يلي أشد هذه المعوقات ضررا ً وأكثرها حدوثا ً وأرجو منكم التفاااااااعل والمشاركة قدر الإمكان ...........

الدرس الأول :
احذر من التسرع في التقييم أو التعليق :
كثيرا ً ما يكون التسرع في التقييم وإبداء الملاحظات مثار شكوى الكثيرين إذ أن التسرع في الاستنتاج وإصدار الأحكام قبل الإلمام بأكبر قدر من المعلومات يؤديان إلى إصدار التعليقات غير المفيدة والأحكام غير الناضجة ولعلنا نحسن صنعا ً إذا استرشدنا بهذه القواعد .
القواعد الإرشادية :
1- الالتزام بمبدأ تأجيل الحكم أو التروي بمعنى أن تحتفظ باستنتاجك وتعليقاتك إلى أن تنتهي مناقشة جميع الأفكار .
2- لا تتوان عن توجيه الأسئلة الإيضاحية حتى في حالة إلمامك بكل المعلومات .
3- تأكد من معنى الحركات التعبيرية التي قد تلاحظها .
4- استوضح تعليقات الآخرين والنقاط التي يناقشون فيها بإثارة الأسئلة .
5- تأكد من استيعابك لكل النقاط والمسائل كما يراها الطرف الآخر وليس كما يحلو لك .
6- استخدم مهارات الاستفسار والاستماع الفعال .

الدرس الثاني :
احذر من العبارات التقريرية والتخصيصية :
عندما نستخدم العبارات التقديرية أي تلك التي تعيد التقرير والحسم أو العبارات التخصصية تلك التي تفيد التخصيص فأنت تدفع الآخرين إلى اتخاذ جانب الدفاع والمقاومة فلو استخدمت أحدى هاتين العبارتين مع أحد المتعاملين معك :
(( دائما ً تأتي متأخرا ً , أو لم يحدث أن جئتني بعملية خالية من المشاكل ))
فأنت تبدأ بالهجوم مما يضطره للدفاع عن نفسه وبدلا ً من أن يبدأ حديثا ً عاديا ً معك فإنه يجتهد في البحث عن أحد المواقف التي تثبت خطأ ما قلت عنه أو عكس ما قلت , وهنا تضيع الرسالة الأساسية التي تود توصيلها في معركة التفاصيل .
القواعد الإرشادية :
1- تحاشى العبارات التقريرية والتخصصية كلما أمكن ذلك , لتفادي حالة القلق .
2- استخدم العبارات التقديرية في التعبير عما تريد مثل (( يبدو لي أنك سجلت كثيرا ً في كشوف المتأخرين في الأيام الأخيرة )) فمثل هذا التعبير يؤدي للاسترخاء النفسي للطرف الآخر ويجنبك دفاعه .

الدرس الثالث :
احذر مقاطعة الآخرين :
القواعد الإرشادية :
1- تجنب مقاطعة الآخرين .
2- ركز الإنصات على النقاط الرئيسية .
3- أنصت جيدا ً حتى تتمكن من تلخيص وجهة نظر المتحدث قبل أن تبدأ في الإدلاء بما تريد .
4- لا تجلس متحفزا ً للرد بل استرخي في مجلسك على أمل أن تصل لما تريد فلن تستطيع أن تنصت جيدا ً إذا أشغلت ذهنك بالرد .
5- وجه بعض الأسئلة الاستيضاحية حتى تبدو راغبا ً في الاستماع لأفكار الغير ومتفهما لوجه نظر الغير واستخدم كل ما ديك من مهارات الاستفسار والاستماع .

الدرس الرابع :

احذر الغضب عند المقاطعة والاستفسار :
يقصد بالغضب أن يصدر منك أقوال وأفعال عند المقاطعة والاستفسار تؤدي لاتخاذ مواقف دفاعية أو رد فعل سلبي وينجم عن ذلك تقليل فعالية الاتصال .
القواعد الإرشادية :
1- استخدم التعليقات غير المباشرة التي تنفس عن غضبك مثلا ً : ((ستكون أكثر وضوحا ً عندما أنتهي ))

الدرس الخامس :
الاستئثار بالحديث :
القواعد الإرشادية :
1- استخدم أسئلة مفتوحة تشجع الآخرين على الحديث .
2- ركز تعليقاتك ولا تكرر نفسك .
3- استعن بالأمثلة والحكم الموجزة التي توضح ما تريد .
4- لا تعتلي منبر الحديث وحدك .

الدرس السادس :
احذر من أسئلة الاستدراج :
الأسئلة الاستدراجية هي تلك الأسئلة التي تخلق المواقف الاضطرارية التي تشعر مستقبلها بالتآمر والغضب , فهو يشعر بتآمرك لان أسئلتك لم تترك له فرصة الاختيار في الإجابة كما انه سوف ينتبه للمصيدة التي تنصبها فلا تتوهم انك أذكى منه .
القواعد الإرشادية :
1- اخبر بما تريد في عبارات صحيحة .
2- لا تكثر من الأسئلة المباشرة بل استعن بالأسئلة المفتوحة .
3- لا تطلب موافقة الآخرين على ما تطرحه من قضايا .
4- أستعن بمهارتك في الاستماع الجيد .
5- احترس من المعوقات التي قد تصاحب أسئلتك مثل : ( اللوم – التعالي )

الدرس السابع :
احذر من التهكم والسخرية :
يلجأ بعض الناس إلى التهكم والسخرية في حديثهم مع الآخرين فيصدرون التعليقات التي تحمل مضمون الاستهزاء بأفكار الغير أو ذكائهم ويعتقدون أنه لا غبار ولا ضرر ينجم عن تلك التعليقات طالما أنها تمر في موجه من موجات الضحك التي يثيرها التعليق الساخر زادت درجة الحنق والغضب لدى الغير ويظل متحفزا ً للرد واسترجاع كرامته .
ولكن لا يعني ذلك التزمت في الاتصال بالآخرين وارتداء حلة رسمية كاملة بل التباسط بالحديث بما يزيد الفهم المتبادل .
القواعد الإرشادية :
1- تجنب السخرية .
2- عبر عن ما تريد بكلمات بسيطة ومباشرة .
3- ضع نفسك مكان الطرف الآخر وفكر في شعورك لو كنت مكانه .
4- إذا أردت استخدام الدعابة من قبيل التباسط مع الغير والتخفيف من قيود العلاقات الرسمية فيجب أن تكون مناسبة للموقف .

الدرس الثامن :

احذر التركيز على الأخطاء :
عندما يرتكب الناس خطأ معين أو يسيئون الحكم في احد المواقف فإنهم عادة ما يدركون ذلك ويفكرون بطريقة أفضل لمعالجة الأمور ولذلك فالإطالة في مناقشة أخطائهم والتركيز والإصرار على إظهار حماقاتهم يؤدي لمضايقتهم ومن الأفضل أن تجعل تحسين العلاقة في المستقبل هدفا ً لك .
القواعد الإرشادية:
1- ناقش الأخطاء بالقدر الذي يفيد في المستقبل وليس بقصد التكرار .
2- ركز على المستقبل في تعليقاتك .
3- تأكد من إلمامك بكل حقائق الموقف قبل التعليق .
4- تحاشى كلما أمكن مثل هذه العبارة : (( أرجو أن تكون تعلمت من خطأك , بالطيع أنت المسئول عن الخطأ )) .

الدرس التاسع :
احذر المجادلة :
يندر أن تأتي المجادلة بنتائج بناءة فالمناقشات التي تنتهي دائما ً (( بأنت على حق وأنت على باطل )) تفسد العلاقات الطيبة وتترك انطباعا ً بعدم السعادة للالتقاء وتزيد من تمسك كلا الطرفين برأيه وتصلبه في موقفه .
القواعد الإرشادية :

1- دع الطرف الآخر يفرغ الشحنة الكلامية التي يصدرها مع مراعاة الاستماع .
2- حدد نقاط الاتفاق ونقاط الاختلاف .
3- استخدم بعض الأسئلة الاستيضاحية فقد تؤدي لتراجع الطرف الآخر عن موقفه .
4- اطلب بعض الأمثلة التي توضح النقاط التي يتمسك بها .
5- ركز حديثك على ما هو الصواب وليس من هو المحق .

الدرس العاشر :
احذر من ممارسة بعض العادات المعوقة :
كثيرا ً ما يصدر منا بعض الأفعال أو الحركات أثناء الاستماع دون أن ندري , والواقع أن مثل هذه الحركات تخلق شعورا ً من الضيق لدى المتحدث وتجعله يتردد في الاستمرار في الحديث وسواء كنا على وعي بهذه الحركات أو غير واعين بها فإننا لا نستطيع أن نقدر مدى تأثيرها على الطرف الآخر .
ومنها :
• الإفراط في طلب المكالمات الهاتفية مما يشعر المتحدث بعدم أهميته .
• السماح بدخول الآخرين بصورة متكررة يفقد الحديث خصوصيته مما يجعل المتحدث يتردد في الاستمرار .
• محاولة ترتيب الأوراق والملفات .
• تحويل النظر بعيدا ً عن المتحدث .
• البلاهة في تعابير الوجه ( التجهم , الابتسام طوال الوقت ,..... )
• التأرجح بالمقعد .
• تكرار النظر للساعة ووو والقائمة تطول .
القواعد الإرشادية :
1- تمعن في القائمة السابقة وأسأل نفسك :
* أي الأفعال السابقة يضايقني لو كنت متحدثة ؟
* أي الأفعال السابقة يصدر مني ؟
2- تجنب الأفعال التي سبقت أن حددتها .
3- شارك المتحدث في حديثه بتوجيه بعض الأسئلة .
4- ولا ننسى مهارات الاستماع الجيد

منقول